Kā izvērtēt un plānot prioritātes:

3 tehnikas efektivitātei un līdzsvaram

Prioritāšu plānošana ir neatņemama ikdienas sastāvdaļa, īpaši, ja dzīvojam piesātinātu profesionālo un personīgo dzīvi un gribas pagūt izdarīt tik daudz! Reizumis nemaz nav tik viegli izvēlēties, kurš uzdevums ir svarīgs, kāds lēmums pašreiz ir visatbilstošākais un kurš mērķis ir mans, nevis no kolēģa vai drauga pārņemts. Prioritāšu noteikšana palīdz efektīvi izmantot laiku, izvairīties no pārlieka stresa, koncentrēties uz būtiskāko un nospraust savas personīgās robežas.

Šajā rakstā piedāvātas trīs efektīvas metodes, kas palīdzēs sakārtot prioritātes dažādās dzīves situācijās. Pirms ķerties tām klāt, svarīgi ir atgādināt sev, kāds ir pašreizējais mērķis, kam jāatrodas uzmanības centrā.

Ieteikums: maksimālai efektivitātei vēlams mērķi noteikt konkrētu un skaidri saprotamu. “Attīstīt uzņēmējdarbību” vai “atrast darba un privātās dzīves līdzsvaru” ir vērtīgi mērķi, un tie kļūst vēl vērtīgāki, ja tiek definēti maksimāli precīzi. Piemēram, “paaugstināt ienākumus par 10% līdz šī gada beigām” vai “piesaistīt 5 jaunus klientus VIP kategorijas produktam”. Vai arī - “apmeklēt sporta zāli 3 reizes nedēļā”, “ieviest 2 jaunus rituālus, ko darīt kopā ar bērnu” un tamlīdzīgi.

1. Eizenhauera matrica – prioritāšu un laika plānošanai

ASV prezidenta Dvaita D. Eizenhauera (1890 – 1969) izstrādātā metode vēl aizvien ir viens no efektīvākajiem instrumentiem, kas palīdz paaugstināt produktivitāti, prioritizējot uzdevumus atbilstoši to svarīgumam un steidzamībai.

Eizenhauera matrica īpaši piemērota situācijās, kad nepieciešams noteikt prioritātes konkrētā laika vienībā – vai tā ir viena diena, nedēļa, mēnesis vai pat vairāki gadi.

Eizenhauera matricas princips ir sakārtot uzdevumus četros kvadrantos atbilstoši to svarīgumam un steidzamībai.

Pieredze rāda, ka bieži vien tieši 4. kvadranta uzdevumi sagādā lielāko izaicinājumu. Mēs bieži vien neesam gatavi atteikties no pienākumiem, kas mums šķiet nepieciešami, taču patiesībā neatbilst mūsu mērķiem un vērtībām, tai pat laikā patērē resursus, ko lieti varētu izmantot citviet. Līdz ar to ir jāpieskata, lai šajā sadaļā nenonāktu uzdevumi, kas mūsu zemapziņā veido mūžam nepadarītu darbu
asti, tā vairojot lieku stresu. Tāpēc, ja 4. kvadrantā nonāk uzdevumi no sērijas “kaut kad šitais noteikti jāizdara”, piespied STOP pogu! Vai nu šie uzdevumi ir pietiekami svarīgi vai steidzami, lai tiem atrastos noteikta vieta kādā no pārējiem kvadrantiem, vai arī pašreiz tie no darāmo darbu saraksta nudien ir jāizsvītro!
Vairāk par Eizenhauera matricu vari uzzināt šeit.

2. 10/10/10 – tehnika izvēļu izdarīšanai un lēmumu pieņemšanai

Tehnikas autore ir amerikāņu rakstniece, publiskā runātāja un profesore Sūzija Velča.

Instruments 10/10/10 lieliski palīdz izvērtēt lēmuma ietekmi ilgtermiņā. Tas ir noderīgs situācijās, kad mums jāizšķiras par labu vienai no vairākām izvēlēm – vai tas būtu “darīt vai nedarīt, piekrist vai atteikties” vai “kurš no risinājumiem ir vispiemērotākais”. Tehnika ir vienlīdz labi piemērojama visdažādākajās dzīves jomās kā darba, tā arī privātajā dzīvē un jo īpaši tad, ja izvēle ir emocionāli piesātināta un nepieciešams situāciju apsvērt vēsu prātu.

Tehnikas princips ir secīgi atbildēt sev uz trim jautājumiem:

• Kā es jutīšos 10 minūtes vēlāk? Kā es jutīšos pēc 10 minūtēm, kad būšu pieņēmis lēmumu darīt šādi?
• Kā es jutīšos pēc 10 mēnešiem? Kā šodien pieņemtais lēmums man liks justies pēc 10 mēnešiem?
• Kā es jutīšos pēc 10 gadiem? Kā šodien pieņemtais lēmums ietekmēs manu dzīvi pēc 10 gadiem?

Pieredze rāda, ka pirmajā mirklī šis uzdevums šķiet pavisam vienkāršs, un tas ir saprotami, jo emociju ietekmē cilvēks lielākoties pieņem, ka arī pēc 10 minūtēm būs pārliecināts, ka ir izdarījis pareizo izvēli. Jo organiskāk lēmums pieņemts, jo nepārprotamākas ir atbildes arī uz pārējiem jautājumiem. Taču, ja pašreizējā situācija ir emocionāli sakāpinātāka un lēmums ir sarežģīts, jo lielāku frustrāciju var izraisīt pārējie jautājumi. Nu, kā es varu zināt, kas notiks pēc 10 gadiem?!

Šādā situācijā var palīdzēt papildjautājumi katrā metodes posmā. Piemēram:

1) vai šī atvieglotā sajūta ir īstermiņa izvairīšanās no stresa vai pamatots lēmums? Ko es zaudēju vai iegūstu, ja rīkojos citādi?

2) kā es varu samazināt iespējamo nožēlu, ja pēc 10 mēnešiem tomēr sapratīšu, ka vajadzēja izmantot šo iespēju? Kā es varu izmantot šo laiku, lai atrastu līdzvērtīgu iespēju, taču ar man pieņemamākiem nosacījumiem?

3) kā es vispār gribētu justies pēc 10 gadiem? Ko es vēlos sasniegt ilgtermiņā un kā mana pašreizējā izvēle to atbalsta vai kavē? Cik būtiska man būs šīs situācijas izvēle nākotnē?

Vairāk par 10/10/10 tehniku vari lasīt Sūzijas Velšas grāmatā. 

3. Jubilejas retrospekcija

Šī ir adaptēta tehnika, kas piedzīvojusi dažādus variantus. Tā noderīga, lai dziļāk izprastu savas vērtības un savus patiesos lielos dzīves mērķus, kas savukārt palīdz prioritizēt aktuālos savas dzīves uzdevumus šodien un ir svarīgi ilgtermiņa plānošanā.

Iedomājies kādu ļoti nozīmīgu savas dzīves jubileju! Ieplānotas lielas viesības, tām jau viss ir sagatavots, Tev mugurā jau ir skaists tērps, un Tev ir mirklis laika, lai mierīgi atsēstos un palūkotos uz savu dzīvi un sasniegumiem.

• Kuri ir Tavas dzīves galvenie sasniegumi?
• Kas no visa tā, ko Tu esi darījis, ir sniedzis Tev vislielāko piepildījumu?
• Ko no visa notikušā vai izdarītā Tu tagad, sasniedzis šo apaļo gadu skaitli, nožēlo vai uzskati par mazsvarīgu?

Atbildes uz šiem jautājumiem, kurus uzdosi sev iedomātā nākotnē, palīdzēs Tev izvirzīt pašreizējā brīža prioritātes.

Pieredze rāda, ka šim uzdevumam ieteicams mazliet sagatavoties, paredzēt vismaz 10 minūtes laika, kad Tevi neviens neiztraucē. Pirms tam var veikt elpošanas vingrinājumu vai citādi atbrīvoties un atslābināties. Ļauj sev sapņot un esi godīgs pret sevi! Tā ir Tava dzīve, un tikai Tu zini, ko savā dzīvē vērtē visaugstāk!

Kāpēc prioritāšu izvērtēšana ir būtiska?